Épisode #28 – La gestion du changement : comment bien se préparer à une transition réussie

Alors que les tarifs douaniers et le souci d’amélioration continue transforment le quotidien de nos organisations, la gestion du changement devient de plus en plus omniprésente. Si bien qu’on se demande si le changement est un projet en soi ou si c’est le projet qui provoque le changement!

Dans cet épisode du podcast Penser Projet, Claude Palmarini, PMP, SAFe Agilist, AHPP, présidente de GPBL Penser Projet, échange avec le fondateur et associé principal de GPBL Penser Projet, Benoit Lalonde, MGP, MBA, PMP, CPM, RMP, concernant l’importance de  communiquer efficacement à l’interne les changements que les entreprises doivent opérer pour demeurer compétitives dans le contexte actuel.

Pourquoi changer une recette gagnante?

« Les hautes directions ont la responsabilité de s’assurer que les équipes comprennent les changements que les entreprises doivent faire, notamment en raison de ce qui se passe chez nos voisins du Sud, des bouleversements mondiaux ou encore des nouvelles technologies et de l’intelligence artificielle (IA). Les gens voient ces changements arriver sans comprendre pourquoi l’entreprise investit dans ces transformations, ni pourquoi on modifie des façons de faire qui fonctionnaient jusqu’à présent », dit Claude Palmarini.

Pour y parvenir, les dirigeants doivent s’engager activement auprès des équipes en place. La gestion du changement se révèle alors un projet en soi. Chaque initiative de transformation devrait inclure un lot de travail en gestion du changement, afin de favoriser l’amélioration continue et d’atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation.

Pourtant, lorsqu’on pose la question aux gestionnaires d’entreprise et de projet sur le terrain, on se rend compte qu’il n’existe pas – voire très peu – de méthodologie de gestion du changement actuellement. Un véritable défi, autant à l’échelle organisationnelle qu’à celle des projets!

Un travail tout au long du projet

Parce que le changement a un impact direct sur le travail des équipes, il est essentiel de s’y préparer dès l’étape d’avant-projet. Trop souvent négligée, cette phase initiale doit inclure une réflexion interne pour évaluer les effets possibles sur le personnel, ses façons de faire et son engagement. Tout comme on tient compte de l’acceptabilité sociale dans les projets publics, les organisations doivent développer le même réflexe envers leurs équipes, en intégrant l’écoute et la mobilisation dès le départ.

« Oui, il y a des changements organisationnels qui vont impacter les gens, mais il y a aussi l’épuisement face au changement qui les fatigue. Depuis la COVID, c’est changement par-dessus changement. Des changements souvent subis et rarement expliqués. Et c’est justement le manque d’explication qui tue la capacité des gens à absorber tout ça », ajoute Claude Palmarini.

Évidemment, le profil de chaque individu y est pour beaucoup. Sachant que certaines personnes ont une grande ouverture au changement (early adopters), tandis que d’autres y sont plus réfractaires, les gestionnaires ont tout avantage à bien connaître les parties prenantes de leurs projets pour garantir une saine gestion du changement.

« Le développement des compétences en gestion de projet va devenir vital pour être en mesure de bien gérer le changement en même temps que le projet lui-même. C’est bien beau de faire une transition numérique ou d’implanter l’IA en gestion de projet, mais tout cela génère du changement. Il faudrait donc bien comprendre ce qu’est un changement, comment le gérer efficacement et, surtout, comment l’intégrer de manière cohérente dans la structure de découpage, comme un lot de travail essentiel dès le départ du projet », renchérit Benoit Lalonde.

Par la suite, il est impératif de bien suivre la gestion du changement à travers les différentes étapes du projet, autant pendant sa réalisation qu’en post-projet avec des métriques pour évaluer le niveau de satisfaction et d’atteinte des résultats. On ne doit pas se contenter uniquement de dire qu’on a abordé la gestion du changement; encore faut-il la mettre en pratique, la mesurer et la cartographier.

La gestion du changement : pas juste l’affaire des RH

Lorsqu’on parle de gestion du changement, on attribue souvent ce rôle aux ressources humaines (RH). Mais pour Benoit Lalonde, il y aurait lieu de s’interroger : un nouveau rôle de PCO ou de coordination, avec une expertise en gestion du changement à l’intérieur même de l’équipe projet, serait-il nécessaire? Pourquoi pas!

« Aujourd’hui, on doit faire de la gestion du changement pour augmenter les chances de succès lors de l’intégration, après le projet et dans l’atteinte des objectifs stratégiques. On exige des résultats, on vise l’atteinte d’objectifs, mais si l’on n’investit pas en gestion du changement, on ne donne pas aux équipes les moyens de les atteindre correctement », déclare Claude Palmarini.

Les RH ont fait un travail extraordinaire pour parler de gestion du changement et nous sensibiliser à cet enjeu qui gagne en importance. C’est maintenant aux hautes directions et aux gestionnaires de projet de prendre la balle au bond, d’intégrer pleinement la gestion du changement dans la stratégie organisationnelle, et d’assurer un accompagnement efficace des équipes tout au long de la réalisation des projets.