Dans un monde où tout évolue rapidement, la gestion du changement devient un incontournable pour assurer la pérennité de toute organisation, peu importe sa taille ou son secteur d’activité. Mais le changement implique souvent des remises en question, des réflexions plus profondes et une réévaluation des pratiques existantes. Heureusement, il est possible d’apprivoiser petit à petit cette transition avec l’aide de nos experts en gestion de projet, comme l’a fait le CAIJ.
Le Centre d’accès à l’information juridique (CAIJ) nous a mandatés pour optimiser ses pratiques internes en gestion de projet, afin de gagner en productivité, en efficience et en mieux-être au travail. Nous avons donc entrepris un accompagnement stratégique pour établir une structure claire de portefeuille de projets, revoir les critères de sélection et de priorisation des projets, jeter les bases des processus en gestion de projet, bâtir une fiche synthèse de projet et monter un tableau de bord ainsi qu’un échéancier maître pour favoriser une saine gouvernance.
Entrez dans les coulisses de cette démarche porteuse de sens, qui conduit pas à pas le CAIJ vers une nouvelle ère, toujours en lien avec son essence et ses valeurs fondamentales.
Le changement : un processus organisé et maîtrisé
Si certaines organisations font l’erreur de se lancer dans un processus de changement sans plan, nous sommes de ceux et celles qui croient qu’une telle transformation mérite une solide préparation en amont. En fait, notre expérience terrain de plus de 25 ans auprès d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs confondus démontre la nécessité de tenir compte du facteur humain, de la dimension sociale et culturelle d’un projet transformationnel.
Pour faire évoluer les manières de penser et d’agir ainsi qu’accompagner les individus, il faut leur donner envie de changer, plutôt que de leur imposer le changement. Et pour y arriver, nous avons développé une formule gagnante qui repose sur trois principaux leviers : la formation, la participation et la communication.
Nous savons qu’il existe différents profils en gestion du changement. Des personnes sont de nature plus hâtives, tandis que d’autres sont plus passives. Il y a toujours des pionniers, c’est-à-dire des membres de l’équipe prêts à prendre le flambeau pour tracer la voie du changement. Ils sont généralement suivis des attendants, qui embarquent volontiers dans cette transition sans trop de résistance.
À l’opposé, les sceptiques et les hostiles ont tendance à poser plus de questions, à demander si le changement en vaut vraiment la chandelle, voire à émettre des objections. C’est là qu’un accompagnement personnalisé en gestion du changement peut faire une grande différence avec des outils et des processus adaptés aux membres de l’équipe et au contexte de l’organisation.
L’ascenseur : la stratégie de changement du CAIJ
Chaque organisation a ses propres défis et ses particularités, d’où l’importance de ne pas appliquer une « recette déjà toute faite ». Dans le cas du CAIJ, nous avons identifié une stratégie de gestion du changement bien précise : celle de l’ascenseur. Comme son nom l’indique, le changement s’effectue étage par étage (top-down).
Nous avons misé sur une approche adaptée aux changements qui portent sur la culture de l’entreprise, sur les valeurs et les comportements où « l’effet d’exemplarité » est mis en lumière. Cette technique permet de procéder par étape, toujours en s’assurant que les résultats soient bien atteints avant de passer au prochain niveau.
Bien que la stratégie de l’ascenseur puisse demander du temps avant de générer des résultats tangibles, elle garantit la cohérence de l’ensemble de la pyramide hiérarchique. C’est aussi une façon de renforcer la cohésion des strates hiérarchiques au sein de l’organisation.
« L’approche en ascenseur du CAIJ est inspirante pour plusieurs autres entreprises et organisations, puisqu’elle permet d’accueillir le changement à un rythme optimal. L’idée ici n’est pas d’imposer le changement, mais bien de s’acclimater une étape à la fois sans perdre de vue l’engagement de l’équipe. »
Florence Côté, MGP, conseillère en gestion de projet, GPBL Penser Projet
De fil en aiguille, la crainte d’alourdir les processus actuels par le raffinement des pratiques en gestion de projet s’est estompée, faisant place à une appréciation du changement. L’atelier en gestion du changement a d’ailleurs permis au CAIJ de voir clairement où il se situe dans la matrice de gestion du changement pour mieux avancer.
« Implanter une culture de gestion de projet implique un lot de changements pour nos équipes, mais nous avons trouvé en GPBL Penser Projet un guide pour nous accompagner tout au long de cette importante transition. On voit chaque jour de plus en plus la valeur ajoutée des outils et de la démarche grâce aux bénéfices graduels. Le fait de pouvoir avancer à notre propre rythme, avec la technique de l’ascenseur, est un vrai game changer pour nous! »
Lina Aquino, conseillère en gestion de portefeuille de projets au CAIJ
Faites comme le CAIJ et élevez graduellement votre gestion de projet d’un cran avec nous
La peur du changement peut parfois freiner nos élans ou nous inciter à remettre à plus tard ce qui devrait être fait maintenant. Mais avec la technique de l’ascenseur et les autres stratégies existantes, il est possible d’embarquer dans le train du changement sans bousculer de fond en comble les façons de faire.
Chez GPBL Penser Projet, vous accompagner dans cette transformation graduelle, on en fait notre affaire. Nos experts en gestion stratégique de projet s’adaptent à votre entreprise ou à votre organisation pour vous faire évoluer étape par étape, tout en conservant l’adhésion de vos équipes. Et les résultats peuvent être surprenants – parlez-en au CAIJ!
À propos du CAIJ
Fondé en 2001, le Centre d’accès à l’information juridique (CAIJ) dessert l’ensemble de la communauté juridique. Le CAIJ a pour mission de : Rendre accessible le savoir juridique aux membres du CAIJ, sous toutes ses formes, et ce, peu importe l’environnement de travail en offrant des solutions innovantes adaptées à leurs besoins.