Contexte

Le Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) de la Ville de Montréal s’appuie dans ses activités quotidiennes sur une multitude d’informations qu’il gère en fonction de processus établis en gestion documentaire et de l’outil de GID Ultima implanté dans deux équipes. Le SGPI possède également un Centre d’archives pour la conservation des documents, et souhaite mettre à niveau son système de gestion documentaire avec entre autres comme but d’optimiser l’utilisation de l’information dans le cadre de ses opérations quotidiennes. Le fait que les documents ne soient pas gérés de façon uniforme au SGPI entraine des problèmes de circulation des dossiers, une multiplication des copies papier, et la conservation de tous les documents d’un projet amène différents problèmes au niveau de la gestion de l’organisation :

  • Manque d’espace physique
  • Difficulté de repérage
  • Perte de documents
  • Collaboration difficile
  • Perte de connaissances
  • Perte de productivité
  • Flou dans les responsabilités de chacun face à la gestion des documents

En plus des impacts énoncés ci-haut, le SGPI est confronté à la difficulté de réunir tous les documents associés à un même projet, les documents électroniques n’étant pas gérés selon les mêmes méthodes que les documents papier.

 

Objectifs du mandat

Le SGPI a mandaté GPBL pour un accompagnement dans la mise à niveau de son système de gestion documentaire, avec comme but au terme du projet, que le SGPI ait une méthodologie commune pour l’ensemble de ses directions, un processus visant une saine gestion documentaire.

Les objectifs du projet étaient de :

  • Développer des outils de gestion documentaire
  • Optimiser l’utilisation d’Ultima pour les documents électroniques
  • Uniformiser les processus en gestion documentaire
  • Établir une gouvernance documentaire

 

Mandat

Notre approche a été basée sur une mise à niveau en plusieurs phases. Ces phases sont basées sur les meilleures pratiques en matière de développement de système de gestion documentaire, soit :

  1. Outils de gestion documentaire : plan de classification et plans de classement (papier et électronique)
  2. Procédures et directives en gestion documentaire
  3. Processus de gestion documentaire dans le cadre des activités courantes
  4. Politique en gestion documentaire
  5. Plan et guide de formation
  6. Stratégie de déploiement des outils de gestion documentaire et d’Ultima
  7. Projet pilote de déploiement des outils de gestion documentaire

Afin de s’assurer d’adapter les standards et bonnes pratiques en gestion documentaire à la réalité du SGPI, des comités ont été mis en place:

  • Un comité de pilotage constitué d’un gestionnaire par direction du service, dont le rôle était de revoir le statut du projet, les enjeux et les risques sur une base mensuelle, d’assurer l’engagement et la disponibilité des ressources et d’approuver les livrables
  • Cinq comités de projet, soit un par direction. Chaque comité est constitué d’un représentant de chacune des divisions de la direction, dont le mandat était de s’assurer que les outils développés ou mis à niveau sont adaptés aux processus d’affaires et répondent aux besoins opérationnels.

 

Enjeux

Les enjeux suivants ont été identifiés :

  • Ce projet impliquera un certain nombre d’intervenants du SGPI dont il faudra gérer les disponibilités pour les rencontres de travail;
  • Ce projet entrainera un changement d’habitudes et de méthodologie de travail qu’il faut gérer de manière proactive (ce qui impliquera bien plus qu’un plan de communication);
  • Les délais prévus pour la mise à niveau du système de gestion documentaire et son déploiement sont courts pour un projet de cette ampleur;
  • Autant pour les nouvelles ressources internes que pour les ressources externes, la compréhension du domaine d’affaires sera essentielle pour développer un système arrimé aux processus d’affaires;
  • Les projets pilotes qui ont eu lieu jusqu’à maintenant avec Ultima ont favorisé une mauvaise impression de l’outil auprès des usagers. L’utilité de l’outil ne doit pas simplement être démontrée, son image doit carrément être modifiée auprès de certains usagers;
  • Les employés du SGPI sont encore majoritairement en « mode papier » dans le cadre de leur travail.

 

Résultats

De concert avec la chargée de projet du SGPI, les livrables suivants ont été développés et approuvés :

  • Plan de classification pour le SGPI
  • Plans de classement pour l’ensemble les divisions du SGPI
  • Politique en gestion documentaire
  • Ensemble de procédures et directives en gestion documentaire ainsi que la modélisation d’un processus de gestion documentaire dans le cadre des activités courantes
  • Plan et guides de formation pour le déploiement des outils de gestion documentaire

En lien avec un ensemble de facteurs, la décision a été prise dans le cadre du projet de ne pas utiliser Ultima pour la gestion courante de documents. La nouvelle structure de classification et les plans de classement ont donc été déployés sur le serveur du SGPI. GPBL a accompagné la chargée de projet SGPI dans le déploiement des nouveaux outils dans une direction.