Quand on parle projet, on pense tout de suite aux requis, au calendrier, au budget, etc.
Or, comme disait le poète Boileau, « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement ». En d’autres mots, pour qu’un projet se déroule bien, il faut qu’en amont la charte de projet ait été bien conçue et bien soignée.
Ce que comprend une charte de projet
Maintenant que le dossier d’affaires a été accepté, il est temps de monter la charte de projet.
Elle doit répondre à un certain nombre de questions pour assurer à la fois une bonne compréhension des attentes, l’engagement des parties prenantes et la livraison des résultats attendus :
- Pourquoi le projet est-il important ?
Il s’agit d’expliquer succinctement le contexte du projet et dans quelle logique d’affaires il s’inscrit : saisir une opportunité, se mettre en conformité, répondre à un enjeux opérationnel, etc. - Quels sont les objectifs ?
Les objectifs devraient s’accompagner des mesures et autres indicateurs de succès qui permettront de mesurer ou valider s’ils ont été atteints. Faute d’un objectif clair et d’indicateurs de performance, il est difficile d’assurer le suivi du projet et encore moins d’assurer sa réussite. - Qu’est-ce qui est inclus et exclus ?
Le périmètre est essentiel pour éviter les dépassements, les attentes irréalistes ou la déresponsabilisation. Par exemple, le projet de refonte graphique d’un site web peut exclure l’ajout de nouvelles fonctionnalités. - Quelle est la valeur organisationnelle ?
Le charte doit établir clairement comment le projet respecte l’alignement stratégique de l’organisation et reste cohérent avec le développement d’affaires ou les objectifs commerciaux. - Quels évènements peuvent nuire ou aider le projet ?
Les risques sont inhérents à tout projet et il est essentiel de les cerner au mieux pour éviter la perte de maîtrise ou manquer des opportunités. - Qui peut nuire ou aider le projet ?
Les parties prenantes doivent être identifiées et mises à contribution pour maximiser leur soutien au projet. - Quelles sont les grandes étapes et leurs efforts ?
Une analyse sommaire du calendrier avec les grandes étapes et les jalons principaux doit aussi prendre place dans la charte. Afin de donner une compréhension à haut niveau de l’ampleur du projet, pour tenir compte de certaines contraintes (fermeture annuelle, code freeze, etc.) et pour valider la faisabilité du projet : avons-nous les ressources matérielles, financières et humaines ? - Qui sont les responsables du projet ?
Qui compose l’équipe de projet et quelles sont leurs responsabilités respectives. Au-delà du simple fait de savoir qui fait quoi, cela contribue aussi à installer leur autorité. - Que va rapporter le projet ?
La charte doit avancer les attendus suite à la bonne livraison du projet ou les impacts possibles en cas de non-livraison. - Qui signe ?
Pour pouvoir passer à la phase de planification détaillée, le leader de projet doit faire approuver les recommandations de la charte par le client.
La charte est le premier référentiel du projet. On s’y réfèrera tout au long du projet pour maintenir l’alignement entre les objectifs du projet et les attentes des parties prenantes.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction de la charte de projet
Il est crucial d’éviter certaines erreurs dans la charte de projet si l’on veut que ledit projet soit un succès :
- Manque de clarté et de précision quant au périmètre du projet (les inclusions et exclusions).
- Manque d’objectifs mesurables qui peuvent mener à des malentendus et des attentes irréalistes.
- Projets désalignés de la stratégie de l’entreprise, ce qui aurait pour conséquence un projet sans valeur ajoutée pour l’organisation.
- Absence d’implication du client, ce qui reste le meilleur moyen de saper tout soutien à la réalisation du projet ou de contribuer à des attentes non satisfaites.
- Non validation de la charte par les parties prenantes (incluant les “sponsors” et la direction), ce qui favorisera le désengagement des parties prenantes, générera conflits et malentendus, contribuera à des enjeux de gouvernance, remettra en question l’autorité du leader de projet, etc.
- Non utilisation des leçons apprise et de la mémoire corporative, au risque de répéter les erreurs passées et de procéder à une mauvaise évaluation du budget et des ressources.
Des objectifs clairs, précis et mesurables, un périmètre bien défini, une bonne estimation des coûts et des risques, ainsi que la validation par le client augmente la qualité de la charte de projet et assure des bases solides pour passer à la planification détaillée, une fois acceptée.
Pour conclure
La charte de projets est un outil qui doit aider le leader de projet à comprendre la raison d’être du projet, à mieux identifier les livrables et à anticiper les contraintes pour que le projet soit un succès et non une suite d’épreuves surmontées dans les récriminations. Elle est d’autant plus importante qu’elle va influencer la phase de planification détaillée qui suit directement.
Investir du temps à peaufiner la charte de projet, c’est se donner les moyens d’une gestion de projet plus sereine.
Pour aller plus loin, découvrez la formation suivante (en collaboration avec Technologia)
Plusieurs dates disponibles.
