Article rédigé par Benoit Lalonde, MGP, MBA, PMP, CPM, OPM, RMP, initialement paru pour la revue Carrefour de la COMAQ
La gestion des risques en milieu municipal est omniprésente; vous aurez toujours à composer avec ceux-ci dans la réalisation de vos projets. D’où la nécessité de bien les anticiper et d’y répondre s’ils viennent à se concrétiser.
Risque = danger?
Quoique Le Petit Robert définisse le risque comme un « danger éventuel plus ou moins prévisible », un risque n’est pas forcément toujours négatif. En gestion de projet, le risque se veut davantage une composante essentielle de la planification et de la mise en œuvre de tout projet.
Bien sûr, personne n’aime les retards ni les dépassements de coûts dans la livraison d’un projet municipal. Mais, dans certains cas, une menace peut se transformer en une opportunité à saisir ou encore en un défi à relever.
En effet, de nos jours, les projets municipaux gagnent en importance et en complexité. De plus en plus de parties prenantes y sont impliquées de près comme de loin, si bien que les risques se multiplient et peuvent émerger de différentes sources telles que :
- La vétusté des infrastructures
- Les déficits d’entretien
- La participation citoyenne
- Le manque de méthodologie en gestion de projet
- Le respect des dates imposées par un programme de subvention
- La pénurie de main-d’œuvre et d’entrepreneurs
- Et ainsi de suite…
En considérant les risques d’un projet comme une composante clé plutôt que quelque chose à éviter, on arrive généralement à identifier plus facilement des réponses favorables et des pistes de solutions profitables.
85% des erreurs de projet surviennent lors des phases de démarrage et de planification
Le résultat de cette étude de Raleigh et Norden nous révèle un précieux secret : une saine gestion des risques dans un projet se joue en majeure partie dans sa planification.
Trop souvent, le manque de temps, de ressources et l’empressement peuvent nous amener à accélérer la cadence pour passer en mode action plus rapidement. Erreur! Les phases de démarrage et de planification sont IN-DIS-PEN-SA-BLES.
Produire sous pression en prévision d’une réunion du conseil municipal ne permet pas toujours de franchir la ligne d’arrivée avant. Au contraire, l’étude Raleigh et Norden démontre que le temps investi en planification est sauvé de 10 fois en exécution.
Le référentiel sur les risques
Même si la gestion des risques est encore très embryonnaire dans nos organisations au Québec, il existe des pratiques reconnues internationalement sur la gestion efficace des risques. Mentionnons entre autres la certification du Project Management Institute (PMI) sur la gestion des risques, le Risk Management Professional (RMP), et même la norme ISO 31000 sur le management des risques.
Le référentiel sur les risques du PMI établit d’ailleurs un processus clair et structuré :
- L’identification, en amont, des risques et leur source
- L’analyse qualitative des risques en évaluant leur probabilité et leur impact potentiel sur le projet
- L’analyse quantitative à savoir combien cela va coûter si le risque se matérialise
- L’identification des mesures d’atténuation pour réduire, si possible, la probabilité d’occurrence ou son impact sur le projet
- Le suivi et le contrôle des risques pendant la mise en œuvre du projet
- La communication et l’implication des diverses parties prenantes du projet
- L’apprentissage et l’amélioration continue grâce aux leçons apprises
En d’autres mots, la gestion des risques demande une approche proactive et méthodique. L’objectif : anticiper adéquatement les risques potentiels et ainsi mettre les mesures appropriées en place pour améliorer les chances de réussite des projets.
Par où commencer pour identifier tous les risques?
Avant même de prévoir une réponse aux risques, il importe de bien les identifier, sans angle mort ni omission. Pour y arriver, commencez par lister les facteurs environnementaux de votre organisation.
Concrètement, les facteurs environnementaux sont des éléments susceptibles d’affecter votre portefeuille de projets dans différentes catégories. En voici quelques-uns :
- La culture organisationnelle
- La structure de l’organisation
- Les infrastructures
- La gestion organisationnelle de projet
- Les considérations juridiques et réglementaires
- Les exigences du secteur (citoyen)
- Les conditions du marché
Pour chacun des facteurs environnementaux, plusieurs éléments peuvent être nommés. Une fois l’exercice complété, il importe de catégoriser les risques.
Tous les risques ne sont pas égaux
Vous vous en doutez, certains risques sont plus probables ou plus dommageables que d’autres. Voilà ce que l’on appelle le niveau de criticité.
La criticité d’un risque, à savoir s’il s’agit d’un risque vert (faible), jaune (modéré) ou rouge (critique), est évaluée selon le niveau de probabilité d’occurrence (que le risque survienne) et le niveau d’impact du risque si celui-ci se concrétise. Normalement, nous évaluons les risques sur une échelle de 5.
La légende pour votre échelle de probabilité peut être qualitative ou quantitative :
- Qualitative : très probable, probable, possible, improbable, très improbable OU grave, majeur, modéré, mineur, négligeable
- Quantitative : plus de 75%, 50 à 75%, 15 à 50%, 5 à 15%, moins de 5%
Criticité = Probabilité x Impact
Notez qu’un risque n’est jamais à 0% ou à 100% de probabilité. Si un risque est à 100% de probabilité, c’est qu’il s’agit d’un enjeu. Un risque est toujours un événement incertain.
En mode reddition de comptes
Si plusieurs prennent le temps d’identifier et de catégoriser les risques de projet de façon méticuleuse, cet exercice est peine perdue sans reddition de comptes. Il est donc impératif de définir en amont comment votre organisation s’assurera de suivre les bons risques (les plus importants selon la criticité), au bon moment et par les bonnes personnes.
Posez-vous notamment les questions suivantes :
- À quelle fréquence le registre des risques des projets doit-il être mis à jour?
- Sous quel format et à quelle fréquence les risques doivent-ils être rapportés (rapport d’avancement de projet, rapport consolidé des risques de l’ensemble des projets, de manière informelle durant les revues de projets, etc.)?
- Quels risques doivent être remontés et à quelle instance de gouvernance?
Atténuer les risques et optimiser les opportunités
La façon dont vous répondez aux risques en dit long sur votre organisation. Plus vos stratégies seront planifiées, raffinées et adaptées à la situation, meilleure sera votre réponse et sa perception par les diverses parties prenantes du projet.
Votre stratégie de réponse aux risques est donc une excellente manière d’exprimer de façon bien tangible la personnalité de votre organisation. Vous savez, cette mission, cette vision et ces valeurs qui se trouvent dans votre planification stratégique… Eh bien! Voilà l’occasion idéale de les mettre en application. Allez, à vous de jouer!
La gestion des risques, ça rapporte
J’ai pour mon dire que si vous ne gérez pas les risques dans un projet, ce sont eux qui vont vous gérer! Personne ne peut esquiver tous les risques. Un jour ou l’autre, vous devrez vous commettre. Alors, mieux vaut pouvoir compter sur une solide préparation en amont.
Avec une bonne gestion des risques, vous parviendrez à éviter des coûts imprévus ou des dépassements budgétaires — un avantage non négligeable quand on sait que 1 milliard de dollars est perdu toutes les 20 secondes dans le monde en raison d’une mauvaise gestion de projet (selon le Project Management Institute).
Plus encore, votre planification organisationnelle deviendra limpide, permettant de définir des objectifs plus clairs, de donner des échéances réalistes et d’allouer efficacement les ressources.
Sans oublier les prises de décisions plus réfléchies, basées sur des données probantes, qui en découleront. Le tout pour une augmentation exponentielle des chances de succès des différents projets municipaux auxquels vous contribuez grâce à une meilleure préparation.
Si l’on en croit Winston Churchill : « Il ne faut jamais gaspiller une bonne crise. » Alors, faites preuve de créativité et servez-vous de vos apprentissages pour élaborer votre propre stratégie de gestion des risques en milieu municipal. Oui, les bonnes pratiques en gestion de projet aident, mais ne sous-estimez jamais votre intuition et votre expérience; elles vous éclaireront tout au long de votre parcours.
À propos de GPBL Penser Projet
Notre équipe d’experts soutient les organisations telles que les municipalités dans l’optimisation des pratiques et le développement des compétences en gestion de projet. Nous apportons des solutions pratiques et concrètes à des problèmes de gestion de projet, en partant de la réalité organisationnelle de chacun de nos clients. Notre facilité d’adaptation et notre approche misant sur la personnalisation suscitent une mobilisation forte au sein des équipes. Prêt.e à activer le plein potentiel de votre organisation? Pensez projet, contactez nos experts!