À propos de M361

Auparavant connue sous le nom de Québec en forme, l’organisation à but non lucratif (OBNL) est née en 2007, dans la foulée d’un partenariat entre le gouvernement du Québec et la Fondation Lucie et André Chagnon. Elle avait pour mandat de gérer un fonds totalisant 400 millions de dollars sur une période de 10 ans, afin de favoriser l’adoption de saines habitudes de vie chez les jeunes au Québec.

En 2017, au terme du mandat, l’organisation a changé de gouvernance et d’identité pour relever de nouveaux défis. Elle a alors bénéficié d’une période de deux ans pour compléter cette métamorphose. Le 10 septembre 2019, Québec en forme est devenue M361 : M pour moteur, M pour mouvement, M pour mobilisation et 360 + 1 en référence au tour de roue complet effectué au Québec, dans toutes les régions par la mobilisation et le soutien des communautés.

Après 13 ans d’expérience et 480 millions de dollars investis dans la jeunesse, l’organisation met aujourd’hui son savoir-faire unique au service de la création de stratégies engageantes, qui génèrent des impacts sociaux positifs dans les communautés québécoises.

Industrie

Construction

Taille de l’entreprise

5 à 20 employés

Emplacement

Trois-Rivières

Mise en contexte

Lors du passage de Québec en forme vers M361, la direction et les employés de l’organisation ont vécu plusieurs changements majeurs. L’attribution des tâches aux membres de l’équipe a complètement été revue pour inclure de plus grandes responsabilités en matière de planification et d’exécution de projets en communication.

Du coup, les processus et les façons de faire en place n’étaient plus adaptés à la nouvelle manière de réaliser les projets. Parallèlement, la haute direction désirait avoir une meilleure visibilité des projets en cours et à venir, afin de s’assurer que ceux-ci répondent aux objectifs de la planification stratégique.

M361 a donc fait appel au réseau d’experts 360° en gestion de projet de GPBL Penser Projet pour voir plus clair dans cette période de transition. Le tout, en pleine période de pandémie de COVID-19 : un défi supplémentaire de taille!

Notre mandat ➔

Accroître les compétences de M361 en gestion de projet

Pour accompagner M361 dans sa transition, nous avons recommandé de brosser un portrait de la maturité organisationnelle de projet pour ensuite amener des solutions concrètes et efficaces. Notre démarche était structurée en trois temps :

  1. Session de sensibilisation auprès des gestionnaires et des joueurs clés en gestion de projet, afin de crédibiliser l’expertise et de développer un langage commun. 
  2. Diagnostic de maturité pour dresser un portrait clair de la situation actuelle et élaborer un plan d’action permettant de répondre aux enjeux. 
  3. Accompagnement dans l’implantation des actions prioritaires

Les deux premières étapes ont été entièrement complétées à distance, conformément aux exigences de la santé publique liées à la pandémie de COVID-19. 

L’équipe de M361 est maintenant prête à entamer la troisième et dernière étape de la démarche, soit l’implantation de solutions concrètes vers l’atteinte de ses objectifs.

La solution adoptée ➔

Perfectionner l’ensemble de l’organisation en gestion de projet

Nous avons mené la phase de sensibilisation des membres de l’équipe M361 en trois grandes étapes :

  1. Envoi d’un court questionnaire d’autoévaluation en ligne aux 12 joueurs clés en gestion de projet identifiés par nos experts. 

    Les résultats ont par la suite été analysés pour dégager les grands constats, en vue de les exposer lors de l’étape suivante.
  1. Session de sensibilisation par vidéoconférence (vu le confinement lié à la pandémie de COVID-19), d’une durée de trois heures, sur les bénéfices d’une saine gestion de projet, programme et portefeuille (GPPP).

    Nous avons aussi présenté à M361 les principaux constats tirés du questionnaire d’autoévaluation.

    La session de sensibilisation comportait enfin un atelier avec les participants sur la « Vision GP » en matière de gestion de projet.

  2. Remise d’un rapport post-session de sensibilisation aux dirigeants de M361, qui contenait notamment un portrait objectif de l’organisation sur le plan de la GPPP (portrait sommaire, forces et zones d’amélioration), de même que les grandes orientations à prioriser pour une « Vision GP » optimale.

Par la suite, la phase du diagnostic de maturité en gestion de projet s’est déroulée selon trois étapes :

  1. Rencontre de démarrage avec l’équipe de M361 pour assurer l’alignement des besoins et des attentes dans ce processus. 

    Nos experts ont, du même coup, validé la compréhension de la démarche du diagnostic de maturité en gestion de projet auprès de l’équipe de M361.

    Cette rencontre de démarrage a ensuite permis de sélectionner les participants en vue de la cueillette de données (entrevues individuelles et groupes de discussion) et d’organiser la logistique entourant celle-ci. Nous avons, en plus, présenté la charte de projet et l’échéancier préliminaire à M361.

  2. Cueillette de données pour déceler les véritables enjeux sous forme d’entrevues individuelles avec les employés ciblés et de groupes de discussion dirigés sur les quatre axes du diagnostic (méthodologie, gouvernance, connaissances et compétences en gestion de projet). 

    Nos experts ont aussi effectué un inventaire et une analyse complète des documents ainsi que des systèmes utilisés par M361 pour la gestion de projet, de portefeuille et de programme.

  3. Remise du rapport de l’analyse des données recueillies lors de la période de collecte de données. 

    Nous avons alors présenté les grands constats et les recommandations préconisées par nos experts en gestion de projet. 

    Afin de rendre le tout plus tangible et facile à mettre en œuvre, nous avons organisé un atelier de priorisation des recommandations. 

    Un plan détaillé d’implantation des recommandations a de plus été remis pour guider l’équipe de M361 lors de cette période de transition.

Les résultats ➔

Un diagnostic de maturité chiffré et des solutions concrètes pour des bénéfices immédiats

480

réponses analysées auprès de 12 répondants grâce au questionnaire d’autoévaluation

16

sujets touchés en 2 groupes de discussion portant sur les 4 axes du diagnostic en maturité de projet

48

gabarits et outils existants analysés par nos experts en gestion de projet, programme et portefeuille

Cette approche structurée a permis d’évaluer, sur une échelle de 1 à 5, le niveau de maturité de M361 en GPPP.

Afin d’augmenter la maturité de l’organisation et de répondre aux bénéfices attendus, nous avons proposé deux solutions concrètes à M361 :

  1. Des Quicks Wins, c’est-à-dire des actions rapides et faciles à mettre en place avec l’équipe actuelle pour observer des bénéfices immédiats.
  1. Une stratégie d’implantation avec accompagnement externe répondant à un plan d’action logique et par étape, articulé autour de trois modules distincts : gouvernance stratégique, gestion de portefeuille de projets, gestion de projets. 

    Chacun de ces trois modules est détaillé sous forme d’un plan comprenant les étapes, les inclusions, les livrables et l’échéancier de réalisation.

« Nous sommes allés plus loin que nous l’espérions avec l’équipe GPBL Penser Projet. »

– Marilie Laferté, directrice générale, M361

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