La gestion municipale et la gestion par projet

 

La gestion par projet est une méthode d’organisation du travail surtout associée au secteur privé, dont pourrait s’inspirer grandement le monde municipal.  

Globalement, les municipalités sont appelées à gérer des opérations répétitives, comme l’entretien des réseaux de rues, d’infrastructures et de parcs, ou la cueillette et de gestion des déchets. Ces opérations commandent une organisation des équipes et du matériel pour assurer ce rendement de services quotidiens ou saisonniers, au bénéfice des citoyens et de la collectivité.

Cependant, les municipalités sont aussi appelées à gérer des projets de construction comme l’aménagement de rues, d’infrastructures, de parcs, d’équipements municipaux (arénas, chalets de parc, centres de loisirs ou communautaires); parfois, il s’agit de projets de transformation ou de rénovation de secteurs, comme des rues commerçantes ou d’anciens quartiers.

Ces projets de construction ou d’aménagement se distinguent des opérations routinières. Ils comportent un début et une fin déterminés et nécessitent la mobilisation de ressources financières et humaines dédiées à ces projets. Les projets sont définis dans le temps et sont uniques, alors que les opérations sont répétitives. Le mode de gestion des projets doit ainsi être différent de la gestion des opérations.

À cet effet, les municipalités, de façon générale, abordent la gestion de ces projets sans toutefois y associer une méthodologie appropriée, ou en omettant certaines étapes de planification ou de gestion de risques. Plus encore, les municipalités souffrent souvent d’une absence de vision d’ensemble des projets municipaux, sans coordination stratégique globale du portefeuille de projets, ou sans intégration de l’ensemble des services municipaux concernés. Toutes ces situations peuvent entraîner des délais et des coûts supplémentaires au détriment de ces projets.

 

La gestion de projet en bref

La gestion de projets est l’application de connaissances, d’habiletés, d’instruments et de techniques et du processus de gestion de projet : la justification et le démarrage du projet, sa planification, sa réalisation, le suivi et la clôture du projet.

Elle se réalise en fonction de la hiérarchie suivante :

  

Le plan stratégique détermine les objectifs et les moyens de mise en œuvre à la suite d’une analyse de l’environnement économique, politique, social, culturel et environnemental.  Il détermine une vision commune et la cohérence des actions de l’organisation municipale.

Le portefeuille réunit l’ensemble des projets et des programmes, qui sont ainsi rassemblés afin d’en faciliter la gestion efficiente, et en cohérence avec les objectifs stratégiques de la municipalité.  La gestion de portefeuille est une gestion centralisée qui permet la détermination des projets, leur priorisation et l’attribution des ressources, de façon concertée et cohérente.

Un programme est un ensemble de projets interreliés dont la gestion se réalise de manière coordonnée et intégrée afin d’en tirer des avantages et des bénéfices et d’en assurer le contrôle, qui ne pourraient pas être obtenus ou assurés s’ils étaient dirigés individuellement ou de façon séparée.

Un projet est un effort temporel (avec un début et une fin) dont le résultat est un produit ou un service unique. Un projet se caractérise en fonction de trois composantes principales : la portée (ou le contenu), le temps (ou le calendrier) et les coûts du projet. La qualité du projet sera déterminée selon l’équilibre de ces trois facteurs.

 

L’accompagnement de GPBL auprès des municipalités

Le groupe GPBL réunit un ensemble d’experts reconnus en gestion par projet. GPBL accompagne des municipalités dans la formation des équipes municipales en gestion de projet. Elle pose également des diagnostics de maturité des organisations en gestion de projet. Elle fournit les outils de formation et de gestion.

GPBL vous offre d’évaluer avec vous les besoins de votre municipalité en matière de gestion de projet, que ce soit pour les projets d’infrastructures et d’équipements municipaux, de gestion immobilière ou de projets urbains.

Selon cette évaluation, GPBL est en mesure d’adapter l’accompagnement souhaité pour mettre en place les bonnes pratiques de gestion par projet au sein de l’organisation municipale, dans une perspective d’efficience administrative et budgétaire.

Faites comme la Ville de Montréal, la Ville de Longueuil et la Ville de Granby et contactez-nous pour savoir comment nous pourrions vous aider à mettre en place une structure performante de gestion organisationnelle de projet.

 

Sylvain Ducas
Urbaniste et membre du Réseau d’experts de GPBL

&

Benoit Lalonde, MGP, PMP, MBA
Président de GPBL

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