Élément clé en gestion de projet, la communication avec les différentes parties prenantes repose sur le choix d’outils simples et efficaces. En effet, si l’on souhaite informer, sensibiliser ou demander la contribution des bonnes personnes au bon moment, mieux vaut se doter d’outils de communication fiables et flexibles.

Dans cette vidéo capsule, Audrey Dubois, directrice, Consultation en gestion de projet, et Claude Palmarini, directrice, Formations chez GPBL Penser Projet, répondent à la question : quels sont les outils de communication en gestion de projet?

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    Le secret pour communiquer efficacement en gestion de projet

    Le meilleur moyen d’assurer une communication simple, rapide, efficace et flexible est de mettre en place les bons outils de communication en gestion de projet. Le plan de communication en gestion de projet encadre la manière dont les informations importantes seront transmises aux parties prenantes tout au long du projet. 

    Concrètement, cet outil détermine qu’est-ce qu’on va leur dire, quand et comment on va le faire (en personne, courriel, texto, journal interne, etc.). Quel que soit le moyen de communication retenu, l’idée est de s’ajuster aux besoins des parties prenantes du projet.

    « On veut bien communiquer, au moment opportun, l’information pertinente à nos parties prenantes. »

    Claude Palmarini, PMP, SAFe Agilist, directrice, Formations, GPBL Penser Projet

    À ce propos, mentionnons que le plan de communication devrait être différent, car les méthodes, les processus et les ressources employés varient beaucoup d’un projet à l’autre. D’où l’utilité de développer un plan de communication propre à chaque projet.

    Les 4 étapes pour mieux communiquer avec les parties prenantes

    Tout d’abord, il faut dresser la liste des parties prenantes impliquées de près comme de loin dans le projet. Comme nous l’avons vu dans notre capsule vidéo sur la matrice RACI, certaines ressources sont responsables (R) d’une tâche ou de l’approbation (A), tandis que d’autres peuvent davantage être consultées (C) ou informées (I). À ce stade, il est donc crucial de considérer toutes les parties prenantes du projet.

    Une fois les parties prenantes identifiées, on doit définir les besoins en information de chacune d’entre elles. Tout dépendant de leur rôle dans le projet, le besoin en information peut différer. Par exemple, peut-être qu’un groupe de personnes voudra d’un suivi sur l’échéancier et le budget du projet, alors que d’autres ressources nécessiteront des renseignements plus détaillés sur un livrable en particulier.

    Par la suite, il faudra établir la fréquence des communications ainsi que les moyens à privilégier. Vous le savez, la gestion de projet ne se fait pas en vase clos, seul dans un bureau! D’où la pertinence de questionner les parties prenantes pour savoir ce qu’elles désirent comme fréquence et moyens de communication.

    La dernière étape – et non la moindre! : effectuer des suivis réguliers. On entend par là veiller à ce que l’information ait été dûment reçue et comprise. Au besoin, on pourra bien sûr rajuster le tir de nos outils de communication en gestion de projet.

    Un must pour garder l’engagement de tous dans le projet

    Plutôt que d’être vue comme une obligation, la communication en gestion de projet gagne à être perçue comme une façon de propager la bonne nouvelle. Grâce à elle, les différentes parties prenantes seront au courant de l’avancement du projet et des étapes à venir, ce qui facilitera grandement la collaboration et l’adhésion de tous. On s’éloignera des suppositions, des rumeurs et des conversations de corridor!

    Pas de doute, la mise en place d’un plan de communication transformera réellement vos projets, sachant que, dans bien des cas, une mauvaise communication peut faire dériver, voire échouer, un projet. Tant d’argent et d’efforts qui risquent d’être perdus, faute de communication! 

    Avec un plan bien solide pour communiquer avec les parties prenantes, vous aurez en main de puissants outils de communication en gestion de projet pour permettre à tout le monde de partager une vision commune. Vous donnerez aussi à chacune d’entre elles l’occasion d’émettre des commentaires, pour vous aider à détecter rapidement les problèmes et à réduire ainsi les pertes de temps.

    Alors, êtes-vous prêt à passer à la vitesse supérieure avec un plan de communication projet? Attendez-vous à voir vos projets décoller en misant sur une communication adaptée à vos différentes parties prenantes!

    EN RÉSUMÉ

    Le plan de communication sert à identifier les parties prenantes, à les garder engagées en leur fournissant l’information pertinente au bon moment et de la bonne façon. De quoi simplifier vos communications dans la réalisation de vos projets!

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