Contexte

La Ville de Montréal est un des plus grands propriétaires d’immeubles au Québec, elle entretient et maintient environ 1500 bâtiments et presque 60 millions de mètres carrés de terrain, et gère plus de 300 d’immeubles en location.  Le Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) est responsable de cette gestion et doit, entre autres, remplir sa mission de fournir au Directeur général adjoint des Services institutionnels et à l’Administration municipale des recommandations visant une gestion intégrée et optimale du parc immobilier de la Ville.

 

Objectif du mandat

En 2016, le SGPI a mandaté GPBL pour un accompagnement dans sa conceptualisation d’une gestion organisationnelle de projet.

 

Mandat

Notre mandat consistait premièrement à réaliser un diagnostic en gestion organisationnelle de projet et à proposer des recommandations pour une amélioration en gestion de projet. Deuxièmement, il s’agissait de soutenir le Service dans la mise en place d’un bureau de projet stratégique. Troisièmement, notre firme a accompagné le SGPI dans le développement d’une méthodologie en gestion de projet, de programme et de portefeuille de projets.

  • Entrevues auprès de 12 personnes et dépôt d’un rapport avec 35 recommandations et un plan d’action pour leur implantation.
  • Mise en place de trois comités de travail:
    • Un comité de mise en place d’un bureau de projet stratégique;
    • Un comité stratégique pour orienter la méthodologie de gestion de portefeuille de projets et développer un cadre de gouvernance; 
    • Un comité projet qui travaillait en atelier pour définir la méthodologie de gestion de projet.

 

Résultats

La démarche auprès du SGPI a permis d’évaluer la manière de gérer les projets immobiliers du Service grâce à une analyse de la documentation existante et à un diagnostic en gestion organisationnelle de projet. Nous avons aussi procédé à l’évaluation des processus, procédures, outils et gabarits en gestion de projet existants. Ce travail a permis de trouver des pistes d’optimisation et d’efficience dans la réalisation des projets.

Grâce aux comités de travail, GPBL a accompagné le client dans l’initiation du développement de la gouvernance de projet, d’une structure de portefeuille de projets et d’un tableau de bord avec indicateurs pour le suivi des projets. Cette démarche valorisait l’uniformisation des pratiques, un meilleur suivi des projets, une meilleure planification des projets, d’où le soutien de GPBL à la haute direction pour la planification stratégique des projets et la maîtrise du portefeuille, et une efficience organisationnelle en gestion de projet. Aussi, l’implantation du bureau de projet a permis de bonifier la coordination entre les projets, et d’avoir une meilleure visibilité sur l’état des projets.

En 2017, GPBL a conduit un deuxième diagnostic en gestion organisationnelle de projet afin d’analyser l’évolution du SGPI après un an de travaux d’amélioration des pratiques. Ce diagnostic a permis de constater la progression du Service en planification de projet et de faire le suivi des recommandations émises en 2016 par GPBL.