Mise à niveau du système de gestion documentaire du SGPI

Le Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) de la Ville de Montréal gère chaque jour une multitude d’informations liées à la réalisation de projets immobiliers (chantiers, échéanciers, budgets, normes et restrictions, transactions, projets spéciaux, etc.).

Pour ce faire, le SGPI avait implanté son propre système documentaire et utilisait aussi l’outil de gestion intégrée des documents (GID) Ultima. Diverses problématiques rencontrées au fil du temps ont amené le SGPI à revoir ses méthodes de travail pour gagner en efficacité et en productivité.

En 2018, le SGPI a fait appel à l’expertise GPBL Penser Projet pour mettre à niveau son système de gestion documentaire. L’organisation souhaitait optimiser l’utilisation de l’information dans le cadre des opérations quotidiennes entre les directions de ses divers services et avec son Centre d’archives pour la conservation des documents.

À propos du SGPI

Le SGPI gère la planification des initiatives immobilières pour bâtir une ville à la mesure des attentes des Montréalais et des budgets afférents.

Industrie

Services immobiliers

Emplacement

Montréal

Outil utilisé

Ultima

Problèmes rencontrés par le SGPI

Le SGPI faisait face à diverses problématiques en matière de gestion des documents :

  • Manque d’espace physique pour conserver tous les documents papier
  • Difficulté à réunir tous les documents électroniques et papier associés à un même projet 
  • Flou dans les responsabilités de chacun en matière de gestion des documents
  • Difficulté liée à la circulation et à la manipulation des dossiers
  • Perte de documents
  • Collaboration difficile 
  • Perte de connaissances 
  • Perte de productivité

Mandat de gestion documentaire confié par le SGPI

Le SGPI a mandaté GPBL Penser Projet pour un accompagnement dans la mise à niveau de son système de gestion documentaire.

Objectif principal

Définir et implanter une méthodologie commune pour l’ensemble des directions du SGPI afin d’atteindre une saine gestion documentaire

Sous-objectifs

  • Développer des outils de gestion documentaire performants et adaptés à la réalité d’affaires du SGPI
  • Optimiser l’utilisation d’Ultima pour la gestion des documents électroniques
  • Uniformiser les processus en gestion documentaire pour l’ensemble des directions du SGPI
  • Établir une gouvernance documentaire

Stratégie d’optimisation de la gestion documentaire

Pour assurer l’uniformisation de la gestion des documents électroniques et des documents papier, GPBL Penser Projet a élaboré une approche de mise à niveau en plusieurs phases basées sur les meilleures pratiques en gestion documentaire. Des comités ont aussi été mis en place afin d’adapter les standards et les bonnes pratiques en gestion documentaire à la réalité du SGPI.

Phases de développement du système de gestion documentaire

  1. Outils de gestion documentaire : plan de classification et plans de classement (papier et électronique)
  2. Procédures et directives en gestion documentaire
  3. Processus de gestion documentaire dans le cadre des activités courantes
  4. Politique en gestion documentaire
  5. Plan et guide de formation en gestion documentaire
  6. Stratégie de déploiement des outils de gestion documentaire et d’Ultima
  7. Projet pilote de déploiement des outils de gestion documentaire

Comités de surveillance et de vigie mis en place

Comité de pilotage,
constitué d’un gestionnaire par direction du service, dont le rôle était de revoir le statut du projet, les enjeux et les risques sur une base mensuelle, d’assurer l’engagement ainsi que la disponibilité des ressources et d’approuver les livrables.

Cinq comités de projet
(un par direction), chacun formé d’un représentant de toutes les divisions de la direction, dont le mandat était de s’assurer que les outils développés ou mis à niveau en gestion documentaire soient adaptés aux processus d’affaires et répondent aux besoins opérationnels du SGPI.

Défis liés à l’optimisation de la gestion documentaire

Dans l’élaboration de sa stratégie, GPBL Penser Projet a considéré différents enjeux qui avaient un impact direct ou indirect sur le projet :

  • Gestion des disponibilités des divers intervenants du SGPI impliqués pour la tenue de rencontres de travail
  • Gestion proactive du changement des habitudes et de la méthodologie de travail chez les divers professionnels, au-delà d’un plan de communication
  • Implantation d’un système de gestion documentaire d’une ampleur considérable dans des délais plutôt courts
  • Importance capitale de la compréhension du domaine des affaires, autant pour les nouvelles ressources internes que pour les ressources externes, pour développer un système de gestion documentaire arrimé aux processus d’affaires du SGPI
  • Modification de la mauvaise perception de l’outil Ultima auprès de certains usagers en une image beaucoup plus positive (aller au-delà de la démonstration de son utilité pour changer la première impression)
  • Transition du mode de travail papier à la gestion électronique des documents chez la plupart des employés du SGPI

Résultat : un système documentaire de qualité

De concert avec la chargée de projet du SGPI, l’intervention de GPBL Penser Projet a permis l’implantation d’un système documentaire de qualité et aligné à la réalité d’affaires de l’organisation. La nouvelle structure de classification et les plans de classement ont été déployés sur le serveur du SGPI plutôt qu’avec l’outil Ultima.

Concrètement, GPBL Penser Projet a accompagné la chargée de projet du SGPI dans l’élaboration et la mise en place de divers livrables pour une saine gestion documentaire :

  • Plan de classification des documents pour le SGPI
  • Plans de classement pour l’ensemble des divisions du SGPI
  • Politique de gestion documentaire
  • Ensemble de procédés et de directives en gestion documentaire
  • Modélisation d’un processus de gestion documentaire dans le cadre des activités courantes
  • Plans et guides de formation pour le déploiement des outils de gestion documentaire

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